UMOWA Z FOTOGRAFEM ŚLUBNYM
Zlecenie fotografowi weselnemu zrelacjonowania Twojego wyjątkowego dnia, jakim jest ślub, to bez wątpienia niezwykle poważna sprawa. Mając na uwadze ten fakt, zawsze należy pamiętać o zawarciu pisemnej umowy z fotografem ślubnym, z którym mamy zamiar współpracować. Jeżeli unika on zawarcia umowy, należy wtedy niezwłocznie zrezygnować ze współpracy. Uczciwy fotograf nie powinien mieć przeciwskazań, aby Wasze wspólne ustalenia zapisać na kartce papieru i złożyć podpis.
Dowiedz się o najistotniejszych kwestiach, na które należy zwrócić uwagę i niezbędnych punktach, które koniecznie powinny znaleźć się w umowie.
Co powinna zawierać umowa z fotografem ślubnym?
Warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, które jeśli będą zawarte w umowie ślubnej, pozwolą uniknąć nieporozumień podczas wykonywania zlecenia bądź końcowych rozliczeń. Przedstawiam Ci spis punktów, na które warto zwrócić uwagę. Poniżej każdy z nich będzie szczegółowo opisany. Na koniec odpowiemy sobie na pytanie, w jakim momencie najlepiej zdecydować się na podpisanie umowy.
Umowa z fotografem ślubnym - Spis treści:
- dane personalne
- terminy i miejsca wykonania usługi
- zakres usług
- informacje o rozliczeniu
- zadatek a zaliczka
- ustalenia szczegółowe
- przetwarzanie danych
Dane personalne:
Aby łatwo określić obie strony zawierające umowę, niezbędne jest w niej zawarcie Waszych danych personalnych, tj. imię, nazwisko oraz adres zamieszkania. Dodatkową informacją może być nr pesel bądź NIP (jeśli fotograf prowadzi działalność gospodarczą).
Podanie niepełnych informacji, np. tylko imienia i nazwiska może stwarzać problemy przy rozwiązywaniu ewentualnych sporów między stronami, ponieważ często nawet kilka osób w kraju posiada te same imiona i nazwiska.
Terminy i miejsca wykonania usługi:
Jedną z najistotniejszych danych jest dzień wykonania reportażu oraz dokładne miejsce.
W umowie wypiszcie wszystkie adresy, jakie fotograf będzie miał odwiedzić. Jeśli w zakres usług wchodzą np. przygotowania państwa młodych, to warto również to zawrzeć w jednym z podpunktów planowania dnia. Nie zawsze jednak łatwo ustalić konkretną godzinę wszystkich etapów, dlatego też należy skontaktować się z fotografem na kilka dni przed Waszą uroczystością, aby skonkretyzować godziny i adresy. Jest to niezwykle istotne, ponieważ po podpisaniu umowy nierzadko plany mogą ulec zmianie.
Zakres usług we współpracy z fotografem ślubnym:
Ciężko chyba sobie wyobrazić umowę bez informacji za co się płaci. Konieczny zatem jest zapis tego, co wynegocjowaliście z fotografem, jak chociażby ilość zdjęć, które otrzymacie po obróbce graficznej lub maksymalny czas oczekiwania na materiał. Jeśli umowa nie zawiera takich informacji, to powinien je zawierać osobny załącznik.
Informacje o rozliczeniu:
Pierwszą płatnością jest najczęściej zadatek. Jego wysokość określa fotograf wg własnych ustaleń, najczęściej jest wysokości ok. 20-30% kwoty całkowitej. Uiszczamy go w dniu zawarcia umowy lub do kilku dni po jej podpisaniu. Wpłata pozostałej części kwoty to kwestia indywidualna fotografa. Zazwyczaj należy ją przekazać w dniu ślubu lub w innym terminie określonym w umowie.
Zadatek a zaliczka - rozróżnienie:
Istotne jest upewnienie się, czy w punkcie o przedpłacie mówimy o zaliczce czy zadatku. W przypadku zaliczki ciężko mówić o zabezpieczeniu obu stron. Przy takim wariancie, gdy fotograf wycofa się z umowy, jest zobligowany jedynie do zwrotu wpłaconej przez Was zaliczki. W przypadku zadatku, usługodawca musi oddać dwukrotność wpłaconej kwoty, np. jeśli Wasz zadatek wynosił 800zł, to zwrot wyniesie 1600zł. Jest to zawsze jakaś rekompensata za to, że fotograf wycofał się z własnej winy z wykonania zalecenia. Jeśli zaś wy się wycofacie po wpłacie zadatku, to zostaje on po stronie fotografa.
Ustalenia szczegółowe:
W przypadku wystąpienia innych szczegółowych ustaleń, jakie określiliście podczas rozmowy z fotografem, zapiszcie je w umowie bądź dołączonym załączniku. Mogą to być chociażby promocje bądź darmowe dodatki, jak np. darmowa sesja narzeczeńska przed ślubem. Umowy podpisuje się z kilku bądź kilkunastomiesięcznym wyprzedzeniem, dlatego takie zapisy są ważne, aby nie rozmyły się w naszych głowach podczas tak długiego okresu.
Przetwarzanie danych:
Wielu fotografów dba o swoje portfolio i chce je sukcesywnie rozwijać, dlatego możecie być poproszeni o możliwość udostępnienia Waszych zdjęć na różnych mediach społecznościowych. Określcie konkretnie na jakich zasadach miałoby to wyglądać, aby niepotrzebnie nie generować nieporozumień po zakończeniu współpracy.
Kiedy zdecydować się na podpisanie umowy z fotografem ślubnym?
Często w naszym życiu działamy pod wpływem emocji. Jednak przed podjęciem tak ważnej decyzji, wskazane jest chłodne przekalkulowanie wszystkich ,,za i przeciw" wspólnie z partnerem/partnerką. W związku z tym osobiście zalecam, aby na rozmowę z fotografem wybrać się wspólnie, jeśli zamierzacie podpisać umowę od razu na spotkaniu. Jeżeli nie ma w obecności drugiej połówki, lepiej wstrzymać się z podpisem na umowie do momentu, aż narzeczony(a) również zgodzi się na przedstawione warunki. :-)